ClavisFactoring

Sistemul software integrat ClavisFactoring susţine activitatea firmelor care se ocupă de prefinanţarea,  cumpărarea şi administrarea creanţelor scadente şi în curs provenind din transporturi de mărfuri şi din prestări de servicii.

Funcţii principale:

Administrarea centralizată a bazelor de date

În sistemul ClavisFactoring datele partenerilor şi documentele aferente acestora se înregistrează în baza de date centrală:

• Baze de date factoring
• Datele aderenţilor
• Datele debitorilor
• Datele băncilor partenere
• Datele factorilor 
• Datele altor parteneri 
• Evidenţa documentelor referitoare la parteneri 
• Specimene de semnătură
• Garanţii

Înregistrarea limitelor

Diferitele valori limită stabilite pentru aderenţi şi debitori sunt înregistrate în baza de date cu privire la parteneri şi vor fi respectate în cadrul tranzacţiilor şi la elaborarea situaţiilor:

• Limite aderent 
• Limite debitor
• Limită bancară aderent
• Limită asigurare debitor 
• Limită garanţie credit debitor

Tranzacţii factoring financiar

Programul susţine întreaga funcţionalitate administrativă a factoringului financiar, de la predarea cererilor şi contractele-cadru până la întregul cash-flow şi procesul de decontare. În baza limitelor setate sunt monitorizate în mod continuu soldurile creanţelor:

• Înregistrarea ofertelor
• Elaborarea propunerilor
• Contracte de factoring
• Operaţiuni de factoring
• Tranzacţii-cadru (în cazul finanţării printr-o bancă externă)
• Virament bancar (iniţiere virament)
• Prelucrarea creanţelor perechi
• Decontarea valorilor reziduale

Cumpărare creanţe

Sistemul administrează cumpărarea, transferul, execuţia şi decontarea creanţelor:

• Cumpărare creanţe
• Înregistrare creanţe
• Convenţii cu clientul
• Administrarea restituirilor
• Cazuri litigioase
• Transfer de creanţe
• Ordine de execuţie creanţe 
• Decontare cu furnizorul

Funcţii import

Sistemul ClavisFactoring are capacitatea de a importa şi de a prelucra date furnizate în diferite formate (ex. Excel, txt, html) de către sistemele externe. Astfel este posibilă prelucrarea rapidă a unor cantităţi mari de date:

• Importul datelor partenerilor din sistemul ClavisCSS (Scoring)
• Importul datelor contractelor din sistemul ClavisCSS (Scoring)
• Citirea grupurilor de poziţii din conturi
• Citirea intrărilor de viramente de la terminalele bancare
• Citirea datelor de piaţă

Funcţii export

Din sistemul ClavisFactoring pot fi exportate către diferite sisteme externe date structurate în diferite formate prestabilite (ex. Excel, txt, html), astfel realizându-se predarea automată a acestora:

• Iniţierea viramentelor către terminalele bancare
• Transmiterea prin e-mail a proceselor-verbale, înştiinţărilor
• Transmiterea prin e-mail a somaţiilor

Calculator factoring

Cu ajutorul calculatorului se calculează diferite cheltuieli, taxe, comisioane în funcţie de diferitele structuri de tarife şi de datele introduse în sistem. Rezultatul calculului preliminar poate fi tipărit (poate fi înaintat comisiei de cenzori) şi poate fi salvat în format Excel.

Rapoarte obligatorii

Modulul de creare rapoarte generează rapoarte cu conţinutul şi în formatul prevăzut de legislaţia în domeniu, oferind şi varianta electronică a acestora:

• Rapoarte către autorităţile competente

Situaţii

Modulul ce creare situaţii generează diferite situaţii, evidenţe, care pot fi exportate în format Excel sau PDF:

• Evidenţele contractelor-cadru
• Situaţia operaţiunilor
• Situaţia agenţilor
• Situaţia operaţiunilor încheiate
• Situaţia rulajelor
• Situaţii manageriale

Contabilitate

În scopul prelucrării contabile în sistemul ClavisFactoring se pot seta reguli de contare pentru tranzacţiile referitoare la membri şi pentru cele de administrare de portofolii, care se integrează în sistemul carte mare ClavisBook sau care exportă date către alte sisteme externe de ‘Carte Mare’:

• Setarea regulilor de contare
• Legătură directă cu sistemul ‘Carte Mare’ Clavis Book
• Integrare în alte sisteme contabile
• Elaborare de situaţii ‘Carte Mare’

Facturare

Modulul de facturare din cadrul sistemului ClavisFactoring emite în sistem închis partenerilor facturi cu privire la comisioane, dobânzi în formatul acceptat de autorităţile competente.

Transmitere de e-mailuri

Din sistemul ClavisFactoring se pot transmite în mod automat prin e-mail diferite documente (procese-verbale, înştiinţări, declaraţii de accept) către parteneri.

Transmitere de SMS-uri

Din sistemul ClavisFactoring se pot trimite în mod automat SMS-uri către parteneri cu privire la mişcările monetare din contul acestora.